Tra cứu đơn hàng Shopee, TikTok Shop trong chat: Khách cần cung cấp gì?

Tại sao khách thích tra cứu đơn hàng qua khung chat?

Khách hàng ưu tiên tra cứu đơn hàng qua khung chat vì sự tiện lợi tức thì mà không cần đăng nhập vào nhiều ứng dụng khác nhau. Thay vì phải mở app sàn, tìm lịch sử mua hàng rồi chụp màn hình gửi cho shop, họ chỉ cần nhắn mã đơn và nhận kết quả ngay lập tức.

Hành vi này phản ánh xu hướng tiêu dùng hiện đại nơi tốc độ phản hồi là yếu tố quyết định sự hài lòng. Khi mua sắm trên các sàn thương mại điện tử như Shopee hay TikTok Shop, khách hàng thường xuyên rơi vào trạng thái chờ đợi thông tin vận chuyển hoặc xác nhận giao dịch.

Việc tích hợp khả năng tra cứu trực tiếp trong hội thoại giúp giảm tải đáng kể áp lực cho đội ngũ chăm sóc khách hàng. Nhân viên không còn phải mất thời gian thủ công kiểm tra từng mã đơn giữa hàng trăm tin nhắn mỗi ngày. Hệ thống tự động xử lý yêu cầu cơ bản, chỉ chuyển những trường hợp phức tạp hoặc thiếu dữ liệu cho con người xử lý.

Thông tin bắt buộc để AI tra cứu đơn hàng

Để hệ thống có thể tìm thấy chính xác đơn hàng của bạn, khách hàng cần cung cấp mã đơn hàng cụ thể. Đây là chuỗi ký tự duy nhất định danh mỗi giao dịch trong cơ sở dữ liệu của shop và các sàn thương mại điện tử.

Với đơn tạo ngay trong khung chat (khi shop đã được UniV bật giỏ hàng), mã đơn có dạng "DH" cộng 8 ký tự. Khách hàng chỉ cần nhập đúng chuỗi này vào khung chat để AI nhận diện và trả về trạng thái mới nhất.

Riêng với đơn hàng từ Shopee và TikTok Shop, khách hàng có thể cung cấp trực tiếp mã đơn gốc do sàn cấp. Hệ thống sẽ đối chiếu mã này với dữ liệu đã được đồng bộ về UniV để đưa ra thông tin chính xác. Lưu ý rằng AI hiện tại chưa hỗ trợ đọc mã đơn từ ảnh chụp màn hình, nên khách cần nhập mã dưới dạng văn bản.

• Mã đơn nội bộ: DH + 8 ký tự (ví dụ: DH1A2B3C4D).
• Mã đơn Shopee: mã đơn do sàn Shopee cấp.
• Mã đơn TikTok Shop: Mã định danh đơn hàng từ TikTok Shop.

Nếu khách quên mã đơn, AI có thể mở form xin tên, số điện thoại hoặc email để nhân viên shop tra giúp, vì AI chỉ tra đơn theo mã. Tuy nhiên, việc cung cấp sẵn mã đơn vẫn là cách nhanh nhất để nhận được phản hồi tức thì.

Cơ chế đồng bộ đơn từ Shopee và TikTok Shop về UniV

UniV thực hiện đồng bộ dữ liệu sản phẩm và đơn hàng từ Shopee và TikTok Shop về hệ thống theo chiều một chiều. Quá trình này diễn ra tự động mỗi 15 phút một lần sau khi shop đã hoàn tất việc đăng nhập uỷ quyền tài khoản sàn.

Tính năng đồng bộ này đảm bảo rằng mọi đơn hàng mới phát sinh trên sàn đều sớm xuất hiện trong cơ sở kiến thức của AI. Khi khách hàng nhắn mã đơn, hệ thống sẽ tìm kiếm trong kho dữ liệu cập nhật gần nhất để trả lời. Do đó, có thể có độ trễ nhỏ khoảng 15 phút so với thời gian thực trên sàn.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là các sàn thương mại điện tử thường có chính sách bảo vệ dữ liệu người mua. Thông tin chi tiết như số điện thoại hay địa chỉ cụ thể của người nhận thường bị che giấu hoặc ẩn danh sau một khoảng thời gian nhất định (thường là 90 ngày). Vì vậy mã đơn là thông tin chắc chắn nhất để tra cứu.

Vấn đề bảo mật thông tin cá nhân khi tra cứu

Bảo mật thông tin khách hàng là ưu tiên chuyên nghiệp trong quá trình vận hành hệ thống tra cứu đơn hàng tự động. AI chỉ trả lời từ dữ liệu shop nạp và dữ liệu đơn đã đồng bộ từ sàn.

Khi AI trả lời truy vấn về đơn hàng, hệ thống chỉ hiển thị những thông tin cần thiết liên quan đến trạng thái giao dịch. Các dữ liệu nhạy cảm như số điện thoại đầy đủ hoặc địa chỉ chi tiết thường đã bị sàn che từ trước khi về UniV.

Dữ liệu cá nhân đồng bộ từ sàn được ẩn danh sau 90 ngày. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin cũ và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thông tin hiện hành.

Shop quyết định AI biết gì qua kiến thức mình nạp. Nếu thiếu dữ liệu an toàn để trả lời, AI sẽ thông báo chưa có thông tin và chuyển hội thoại sang mục "Đang chờ" để nhân viên xem xét xử lý thủ công.

Cách cấu hình tính năng tra cứu đơn cho shop

Việc bật tính năng tra cứu đơn hàng trong khung chat rất đơn giản và không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật phức tạp. Chủ shop chọn ngành phù hợp trong 28 ngành có cấu hình AI sẵn và dạy AI trong khoảng 5 phút; việc nối từng kênh chat và tài khoản sàn làm riêng.

Sau khi kết nối thành công tài khoản Shopee và TikTok Shop, hệ thống sẽ tự động bắt đầu quá trình kéo dữ liệu sản phẩm và đơn hàng về. Bạn có thể kiểm tra hiệu quả của việc đồng bộ bằng cách sử dụng tính năng "Test KB" trong trang quản trị để thử hỏi AI trước khi bật cho khách hàng.

UniV cho phép chủ shop bật hoặc tắt AI riêng cho từng kênh chat như Zalo OA, Facebook Messenger, Telegram hoặc website. Điều này giúp linh hoạt điều chỉnh trải nghiệm khách hàng trên từng nền tảng mà không ảnh hưởng đến các kênh khác.

Nếu gặp khó khăn trong việc xác định mã đơn hoặc cấu hình đồng bộ, bạn nên tham khảo hướng dẫn chi tiết từ đội ngũ hỗ trợ của UniV hoặc kiểm tra lại trạng thái kết nối API với các sàn thương mại điện tử.

Lợi ích của việc tự động hóa tra cứu đơn hàng

Tự động hóa quy trình tra cứu đơn hàng mang lại lợi ích kép cho cả chủ shop và người mua. Đối với doanh nghiệp, đây là giải pháp tối ưu chi phí vận hành khi giảm bớt khối lượng công việc lặp đi lặp lại cho nhân viên chăm sóc khách hàng.

Nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các khách hàng tiềm năng, xử lý khiếu nại phức tạp hoặc xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng cũ. AI có trí nhớ theo từng khách nên những lần sau không phải hỏi lại từ đầu.

Về phía khách hàng, họ nhận được sự phục vụ 24/7 mà không phụ thuộc vào giờ làm việc của nhân viên. Dù là đêm khuya hay cuối tuần, thắc mắc về đơn hàng luôn được giải đáp ngay lập tức. Sự minh bạch và nhanh chóng này góp phần xây dựng niềm tin và thúc đẩy tỷ lệ quay lại mua hàng.

Với khả năng tích hợp đa kênh, UniV giúp thống nhất trải nghiệm khách hàng dù họ mua sắm từ đâu. Dữ liệu được gom về một hộp thư chung, giúp chủ shop có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn dựa trên hành vi thực tế của người tiêu dùng.